En toda empresa que se precie, más aún en aquellas que fabriquen algo, existe un enfrentamiento entre el equipo de ventas y el de producción, en gran parte debido a que el objetivo de cada uno de los departamentos es diferente e incluso a veces contrario. Esto es lo más normal del mundo (si no hay tensión, malo).
Producción fabrica de la manera más eficaz posible aquellos productos que satisfagan la demanda comercial, que a su vez es la demanda que los clientes solicitan al departamento comercial, con los precios, plazos, etc. que el mercado admita.
Por su parte, ventas busca constantemente nuevas oportunidades de negocio en clientes y potenciales clientes que permitan el crecimiento de la compañía en cuanto a facturación.
Hasta aquí, todo perfecto: un departamento de ventas quiere vender y un departamento de producción quiere producir.
El problema ocurre cuando el crecimiento de la empresa se ve frenado por una falta de coordinación entre ambos departamentos o por unos objetivos mal marcados: si una empresa quiere crecer X tendrá que prever un incremento en recursos Y. Vender mucho más con los mismos recursos productivos es bastante complicado.
El equipo de ventas no está pensando en la capacidad de producción a la hora de vender, busca todas las opciones posibles de venta (de manera responsable y rentable, se entiende) ya que en ello va el crecimiento de la empresa y el cumplimiento de los objetivos de venta marcados por la empresa: hay que cumplir el objetivo…
Por su parte producción tiene otros objetivos relacionados con costes de fabricación, productividad, nivel de stock, etc. y en llevar a cabo una planificación más o menos estable que permita optimizar sus procesos y cumplir los objetivos. No piensa en estos de comercial que siempre están soñando con nuevos clientes y ventas… eso no va a pasar… hay que cumplir el objetivo…
Pero a veces pasa.
Si aumentan las ventas y/o se solicitan plazos de entrega más cortos, la empresa estará obligada a optimizar el rendimiento productivo y a incrementar los recursos para poder abastecer la demanda. De otra manera, pueden peligrar los objetivos de producción. Ventas se quejará de los plazos de fabricación, de poca agilidad, de poca flexibilidad, etc. con frases típicas como: “no conocéis el mercado”, “así no podemos crecer”, “qué desastre, no podemos vender…”, “¿por qué sois tan lentos fabricando?” y otras perlas similares. A su vez producción dirá cosas como “es que vendéis muy barato”, “no hay rentabilidad”, “es imposible planificar así, no avisáis con tiempo”, “ese plazo de entrega es imposible”. ¿A que lo habéis oído todos alguna vez?
¿Y si bajan las ventas? Entonces producción se quejará a ventas de la situación creada con personal de fábrica desocupado, dificultad de cumplir objetivos por rentabilidad, posible sobre stock… Y aquí llegan las frases típicas: “no sabéis vender, ¿qué pasa?”, “tendréis que encontrar nuevos clientes, si seguimos así cerramos”, etc. y otras parecidas. Por su parte ventas contraatacará con cosas como “para qué vender, si sois muy lentos fabricando”, “Estamos fuera del mercado porque sois lentos y caros fabricando, hay que amoldarse a los tiempos”…
Vamos, que la culpa siempre es del otro aunque muchas veces no es de ninguno de los dos o de ambos.
¿Cómo mejorar esto? ¿Qué hacemos? En principio hay dos posibilidades que aliviarán la situación.
La primera, sin duda mejorar la comunicación entre los dos departamentos, hablar, crear equipo y enfocarse en la misma dirección: el objetivo final de la empresa.
La segunda, utilizar una de esas palabras mágicas y tan de moda: logística. Pero logística en un sentido amplio, creando o definiendo unas responsabilidades claras en el área de logística para anticipar problemas como por ejemplo excesos de stock (de materia prima o de productos acabados o en curso), plazos dilatados de proveedores y plazos largos de entrega a clientes. Esas responsabilidades logísticas deben ser comerciales (vender, por supuesto) pero también planificadoras (adelantarse, prever, analizar, pensar) y de conexión entre los departamentos y objetivos comerciales y de producción.
Y eso, ¿quién lo hace? Pues el departamento de logística y distribución, claro está. Pero, ¿y si la empresa no tiene recursos para ello? Pues en ese caso, debe ser el equipo comercial existente en general o alguien de dicho equipo en particular el que debe responsabilizarse de estas tareas, ya que es el departamento comercial y de marketing el que tiene información de primera mano sobre previsiones de venta, plazos solicitados, necesidades de material y tendencias del mercado.
En definitiva, una buena gestión logística significa ventas, satisfacción de los clientes, menos reclamaciones, mejora y ayuda a la planificación de producción y comercial y mejora de la rentabilidad de la empresa,
Por último, hay que tener muy claro que aunque los objetivos sean diferentes entre departamentos, el objetivo final de la empresa es el mismo: más equipo y más comunicación siempre ya que todos estamos en el mismo barco.
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